AGB

1. Vertragsgrundlagen

Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Verhältnis zwischen der CongressCheck GmbH („Auftragnehmer“ oder „Agentur“) und ihren Kunden („Auftraggeber“).

Der Auftraggeber beabsichtigt, den Auftragnehmer mit der Planung, Vorbereitung sowie Durchführung seiner Veranstaltung/Veranstaltungsreihe/Veranstaltungsleistungen (nachfolgend: PROJEKT) zu beauftragen:

Der Auftragnehmer ist im Bereich der organisatorischen und technischen Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit von Veranstaltungen/Veranstaltungsleistungen betraut. Der Auftragnehmer verfügt über langjährige Erfahrungen und wird als Veranstaltungsagentur beauftragt und tätig. Der Auftragnehmer ist Generalunternehmer und kann sich zur Ausführung des PROJEKTS weiterer Subunternehmer und Vorlieferanten bedienen.

Maßgebend für das Vertragsverhältnis, insbesondere für Art und Umfang der auszuführenden Leistungen und Lieferungen sowie für die Abwicklung des PROJEKTS, sind die Leistungsbeschreibung und das Budget (im Schriftverkehr mit dem Auftraggeber z.T. auch Kostenkalkulation oder Kostenvoranschlag genannt) gemäß Angebot des Auftragnehmers.

2. Aufgabenbereich und Pflichten des Auftragnehmers

2.1 Art und Umfang der vertraglich geschuldeten Leistungen des Vertragsgegenstandes des Auftragnehmers richten sich nach der vertragsgegenständlichen Leistungsbeschreibung und dem Budget, die – gemäß Angebot des Auftragnehmers – Anlage zu diesen AGB sind.

Die insoweit in der Leistungsbeschreibung im Leistungsumfang vom Auftragnehmer nicht enthaltenen Leistungen sind im vereinbarten Honorar nicht berücksichtigt. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, dass auch die ursprünglich vom Auftraggeber zu erbringenden Leistungen oder ein Teil davon auf den Auftragnehmer übertragen werden, erfolgt hierfür ein entsprechendes Angebot sowie eine zusätzliche Berechnung. Es gelten die Verfahrensregeln gem. Ziffer 7 – Leistungs- und Kostenänderungen.

2.2 Der Auftragnehmer ist nicht Veranstalterin, sondern nimmt die Position einer Veranstaltungsagentur für die bezeichneten Tätigkeiten ein. Die Agentur schließt zur Erfüllung ihrer vertraglich vereinbarten Leistungspflichten im eigenen Namen und auf eigene Rechnung Verträge mit den jeweiligen Leistungsträgern (z.B. Locationbetreiber, Hotel, Caterer, Künstler, Technikfirma) und holt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung erforderliche behördliche Genehmigungen ein.

2.3 Der Auftragnehmer hat die alleinige Entscheidungsbefugnis in allen rechtsgeschäftlichen Angelegenheiten mit Bezug auf das gegenständliche Vertragsverhältnis zwischen der CongressCheck GmbH und seinen beauftragten Subunternehmern.

2.4 Der Auftragnehmer ist berechtigt, die ihm zustehende Beteiligung/Vergütung im Wege der Aufrechnung nach Rechnungslegung einzubehalten.

2.5 Der Auftragnehmer stimmt die sich im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung oder Leistung ergebenden wesentlichen Entscheidungen mit dem Auftraggeber ab. Der Auftragnehmer wird alle Fragen auf Verlangen des Auftraggebers unverzüglich beantworten bzw. entscheiden. Er verpflichtet sich seine vertraglich vereinbarten Aufgaben gewissenhaft und aktiv wahrzunehmen und insbesondere Anfragen zum aktuellen Sachstand stets zeitnah zu übermitteln. Bei Störungen hat der Auftragnehmer alles Zumutbare zu tun, um zu einer Behebung der Störung beizutragen und eventuell entstehenden Schaden gering zu halten.

2.6 Der Auftragnehmer kann entweder höchstpersönlich durch seine Geschäftsführung oder durch Erfüllungsgehilfen
i.S.d. § 278 BGB im Außenverhältnis handeln. Dafür darf er sich zur Ausführung der ihm nach diesem Vertrag obliegenden Aufgaben Dritter (z.B. Angestellter, freier Mitarbeiter und Subunternehmer) bedienen (Delegierungsbefugnis).

2.7 Die Teilnehmendendaten – insofern diese im Rahmen des Leistungsumfangs durch die Agentur erhoben werden sollen
– werden nach Abschluss der Veranstaltung an den Auftraggeber übergeben. Der Datentransfer der personenbezogenen Daten wird über eine datenschutzrechtliche Zusatzvereinbarung nach gemeinsamer Festlegung der technischen Voraussetzungen entsprechend § 32 DSGVO festgelegt.

2.8 Voraussetzung der Leistungspflichten der Agentur ist die Kreditwürdigkeit des Auftraggebers. Hat der Auftraggeber über die seine Kreditwürdigkeit bedingenden Tatsachen unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht oder seine Zahlungen eingestellt, so ist die CongressCheck GmbH zur Leistungserbringung nicht verpflichtet. Die CongressCheck GmbH kann in diesen Fällen Vorkasse oder anderweitig geeignete Sicherstellung des Vergütungsanspruchs verlangen. Kommt der Auftraggeber diesem Begehren nicht nach, kann die CongressCheck GmbH den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen bzw. vom Vertrag zurücktreten und Schadensersatz verlangen.

3. Abrechnung/Vergütung des Auftragnehmers

3.1 Agenturhonorar

Für die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen zahlt der Auftraggeber die gemäß beiliegendem Budget fixierten Agenturhonorar-, Leistungs- bzw. Prozentsätze. Das Agenturhonorar versteht sich für die Arbeitsleistung des Auftragnehmers.

Fremdkosten sind in dem Agenturhonorar nur enthalten, sofern ausdrücklich in der Leistungsbeschreibung oder dem Budget ausgewiesen. In allen anderen Fällen werden diese von der CongressCheck GmbH verauslagt, im Budget verankert und mit der Endabrechnung als Fremdkosten ausgewiesen.

3.2 Fremdkosten

Die Kosten für Fremdleistungen, die zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung notwendig sind, werden entsprechend des zu erstellenden Fremdkostenbudgets dem Auftraggeber in Rechnung gestellt.

Dieses Budget basiert auf den im bestätigten Angebot gemachten Angaben und allen weiteren, mit dem Auftraggeber vereinbarten Fremdleistungen im Rahmen der Veranstaltungsplanung und -umsetzung.

Zusätzliche Fremdkosten für zusätzliche Leistungen, die zu einem späteren Zeitpunkt angefragt werden oder anfallen, wie
z.B. Transfer, zusätzliches Catering, Bankgebühren, Kosten des Geldverkehrs, Versicherungen etc., werden entsprechend eines Zusatzangebots und nach Bestätigung durch den Auftraggeber in Rechnung gestellt.

Zahlungsfristen und Kosten von Teil- oder Komplettstornierungen werden dem Auftraggeber zeitgerecht mitgeteilt, der sich dazu verpflichtet, solche Zahlungen fristgemäß an die CongressCheck GmbH zu leisten und die Stornobedingungen der Dienstleister zu akzeptieren.

4. Zahlungsbedingungen/Umsatzsteuer

4.1 Spezifische Zahlungsbedingungen werden vertraglich gesondert vereinbart oder bereits im Angebot unterbreitet.

4.2 Die Zahlungen sind nach Rechnungsstellung fristgemäß auf das Konto des Auftragnehmers bei der: Hannoverschen Volksbank – IBAN DE60 2519 0001 0623 2272 00 ohne Abzug von Bankgebühren zu leisten.

Die CongressCheck GmbH gewährt keinerlei Skonto, es sei denn es wird anderweitig geregelt oder seitens der CongressCheck GmbH angeboten.

4.3 Insofern der Auftraggeber anstelle einer Überweisung per Kreditkarte zahlen möchte, so fällt seitens der CongressCheck GmbH eine separate Bearbeitungsgebühr von 5% der zu zahlenden Rechnungssumme an, die dem Auftraggeber zusätzlich berechnet wird.

4.4 Beanstandungen der Schlussrechnung müssen schriftlich innerhalb von 10 Tagen bei der CongressCheck GmbH eintreffen. Nach dieser Frist können keine Beanstandungen mehr akzeptiert werden.

Die Agentur handelt in eigenem Namen und auf eigene Rechnung, soweit nichts anderes bestimmt ist.

Eventuelle sonstige Dienstleistungen der Agentur während der Abwicklungsphase der Veranstaltung sind nicht Bestandteil des Vertrages, können jedoch nach Bedarf schriftlich vereinbart werden.

4.5 Zahlungen gelten als fristgerecht eingegangen, sofern der Rechnungsbetrag innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist auf dem Konto der CongressCheck GmbH gutgeschrieben ist.

Werden Anzahlungen oder der Gesamt- bzw. Restbetrag vom Auftraggeber nicht fristgerecht gezahlt,

a) steht dem Auftragnehmer auch ohne weitere Mahnungen ein Anspruch auf Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu,

b) kann der Auftragnehmer auch ohne Mahnung die Leistung verweigern und nach Setzen einer angemessenen Frist vom Vertrag zurücktreten, sofern die Leistung noch nicht erbracht wurde. In diesem Falle kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber Stornokosten berechnen, die im Angebot bzw. im Vertrag gesondert vereinbart werden. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt.

4.6 Alle in diesem Vertrag genannten Preise verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.7 Sollte durch Änderung gesetzlicher Vorschriften oder der Rechtsansicht ein anderer Umsatzsteuersatz als der in diesem Vertrag/Budget angewandte Gültigkeit erlangen, verpflichten sich die Parteien, den Umsatzsteuerausweis entsprechend zu korrigieren.

Für alle Steuern, die die CongressCheck GmbH im Rahmen der Ausführung dieses Vertrages und dieser Veranstaltung entstehen, zeichnet der Auftraggeber verantwortlich.

4.8 Die CongressCheck GmbH gewährt eigenmächtig kein Trinkgeld an Dritte. Dies liegt im Ermessen des Auftraggebers und kann in Absprache erfolgen. Das vereinbarte Trinkgeld wird auf Basis einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung durch Dritte zur Auszahlung gebracht. Es wird damit auch Bestandteil der finalen Rechnungslegung an den Auftraggeber.

5. Rechtsstellung

Träger in ideeller und rechtlicher Hinsicht und damit Träger eines finanziellen Risikos der Veranstaltung ist der Auftraggeber. Der Auftraggeber agiert als Veranstalter. Alle eventspezifischen Verträge werden vom Auftragnehmer im eigenen Namen und auf eigene Rechnung geschlossen. Dafür kauft der Auftragnehmer Dienstleistungen ein und verkauft diese in Form von Paketleistungen (Fremdleistungen zzgl. Agenturhonorar) an den Auftraggeber.

6. Leistungsdurchführung

Bei der Durchführung der vorstehenden Leistungen gilt insbesondere Folgendes:

6.1 Die im Budget oder Angebot kalkulierten Fremdkosten basieren auf Schätzungen bzw. Angeboten Dritter im Jahr der Budgeterstellung. Der Auftragnehmer wird eingetretene und noch zu erwartende Kostenänderungen dem Auftraggeber mitteilen und diese entsprechend in die Budgetaktualisierungen einfügen.

6.2 Der Auftraggeber verpflichtet sich, im Falle von Kosten – und/oder Leistungsänderungen, die nicht im Einflussbereich des Auftragnehmers liegen bzw. insofern auf seine Veranlassung vom Budgetplan nach oben abgewichen wird,

an der notwendigen Anpassung des Budgets bzw. der Beschränkung des vorgesehenen Leistungsumfanges mitzuwirken und/oder die erforderlichen zusätzlichen Finanzmittel sicherzustellen. Es gelten die Verfahrensregeln gem. Nr. 7 – Leistungs- und Kostenänderungen – des Vertrages.

6.3 Soweit Veränderungen der Kosten gemäß vorstehenden Ziffern auftreten und dem Auftraggeber angezeigt werden, ist dieser, soweit die Kostenänderungen nicht vom Auftragnehmer zu vertreten sind oder aber diese Kostensteigerungen auf ausdrückliche Veranlassung oder Anweisung des Auftraggebers beruhen, verpflichtet, den veränderten Kosten zuzustimmen.

6.4 Die Vertragsparteien werden Leistungen und Aufgaben, einschließlich der erforderlichen gegenseitigen Informationen zum Zwecke einer erfolgreichen Zusammenarbeit, gemäß eines von den Vertragspartnern jeweils im Voraus – gemeinsam zu verabschiedenden – angemessenen Zeitplanes (auch Projektplan oder Timeline genannt) erbringen. Ergeben sich – persönlich oder sachlich – durch den jeweils leistungs-verpflichteten Vertragspartner (Leistungsverpflichteter) selbst oder einen Dritten – begründete Terminschwierigkeiten, so haben sich die Vertragspartner unverzüglich zu informieren und eine angemessene Terminanpassung vorzunehmen. Dieses gilt nicht, wenn der Leistungsverpflichtete die Terminschwierigkeiten vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat.

6.5 Hält eine Partei die Leistung/Teilleistung der anderen Vertragspartei für nicht vertragsgemäß, so hat sie dieses unverzüglich schriftlich mitzuteilen und Abhilfe zu verlangen.

7. Leistungs- und Kostenänderung

7.1 Der Auftragnehmer ist zu Änderungen von vertraglich vereinbarten Leistungen grundsätzlich berechtigt, soweit nach Vertragsabschluss schwerwiegende Änderungsgründe eintreten, die eine Leistungsänderung zwingend notwendig machen. Änderungen und Abweichungen, die den Gesamtzuschnitt der Leistungen erheblich beeinträchtigen oder für den Auftraggeber unter Abwägung der gegenseitigen Interessen unzumutbar machen bzw. diesen wider Treu und Glauben benachteiligen, sind nicht gestattet. Gewährleistungsansprüche bleiben unberührt, sofern die geänderten Leistungen mit Mängeln behaftet sind.

7.2 Der Auftragnehmer ist berechtigt, nach Vertragsabschluss die vereinbarten Kosten unter Berücksichtigung der Interessen des Auftraggebers anzupassen, wenn eine solche Anpassung aufgrund von

a) Änderungen des Leistungsumfangs und/oder der Leistungsbeschreibung durch den Auftraggeber,

b) Änderungen von Angaben und Steuern, die für den vereinbarten Leistungsumfang wesentlich und in diesem enthalten sind,

c) Änderungen von Beförderungskosten (z.B. Treibstoff – kosten),

d) Änderungen etwaiger Wechselkurse,

e) bzw. jahresübergreifenden Kostenanpassungen der Leistungsträger (verursacht durch Kostensteigerungen seiner Subunternehmer, erhöhte Inflationsraten oder Herstellungskosten)

zwingend erforderlich ist, und die zur Erhöhung führenden Umstände vor Vertragsschluss noch nicht eingetreten und bei Vertragsabschluss für den Auftragnehmer nicht absehbar waren.

Die Erhöhungserklärung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich und unter Angabe der relevanten Kostenpositionen, der für die Berechnung der Kostensteigerung entscheidenden Bezugspunkte sowie der für die einzelnen Kostenpositionen anzuwendenden Verteilungsmaßstäbe und des daran anknüpfenden Berechnungswegs erfolgt.

Mehrkosten der Leistung sind gemäß der Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten Kalkulation und dem tatsächlich erhöhten Einkaufpreis der Einzelleistung zu tragen. Diese Mehrkosten sind von dem Auftragnehmer nachzuweisen. Als Nachweis genügt auch der deutsche Verbraucherpreisindex des statistischen Bundesamtes – Konsumentenpreisindex (KPI) – im Monat/Jahr des Vertragsabschlusses verglichen mit dem Veranstaltungsmonat/Jahr, wenn dieser um mehr als 10% gestiegen ist. Eine Anpassung der Preise ist dann gemäß dem deutschen Verbraucherpreisindex des Veranstaltungs- monats/Jahres zugrunde zu legen.

7.3 Die Parteien informieren einander über die Änderungen nach Absatz 1 bis 2 unverzüglich.

Bei einer erheblichen Änderung wesentlicher Leistungen, zu denen auch die Kosten gehören, kann der Auftraggeber vom Vertrag zurücktreten. Es gelten die gesondert vertraglich vereinbarten Rücktrittsrechte nach vorheriger schriftlich er Androhung mit entsprechender Fristsetzung. Bei Änderungen im Sinne des Absatz 7.1 kann der Auftraggeber anstatt zurückzutreten eine mindestens gleichwertige Leistung verlangen, wenn der Auftragnehmer in der Lage ist, eine solche mit einem angemessenen Mehrpreis für den Auftraggeber aus seinem Angebot anzubieten.

Der Auftraggeber hat – nach den vorstehenden Absätzen 7.1 und 7.2 und nach Zugang der Erklärung über die Leistungs- und Kostenänderung – stets das Recht, diesen Anspruch auf gleichwertige Leistung unverzüglich gegenüber dem Auftragnehmer geltend zu machen.

7.4 Gesamtleistungs- und Kostenüberprüfungen erfolgen in angemessenen Zeitabständen durch den Auftragnehmer. Alle in einem von der CongressCheck GmbH erstellten Budget oder in diesem Vertrag sowie in den bezeichneten Anlagen genannten Kosten basieren auf der Preisstruktur des Angebotsjahres und verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Veranstaltung gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Preisänderungen der Leistungsträger bleiben gem. Nr. 7.2 ausdrücklich vorbehalten.

8. Obliegenheiten des Auftraggebers

8.1 Der Auftraggeber überträgt die gemäß des Vertrages sowie in dem Budget respektive Leistungsbeschreibung genannten Aufgaben dem Auftragnehmer. Er agiert als Veranstalter und trägt die wirtschaftliche und organisatorische Verantwortung. Der Auftragnehmer unterstützt ihn im Rahmen seiner Leistungsbeschreibung dabei.

8.2 Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung verpflichtet und fördert die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Insbesondere wird er alle Fragen auf Verlangen des Auftragnehmers unverzüglich beantworten bzw. entscheiden. Nachteile des Auftragnehmers wegen nicht rechtzeitig ergangener Entscheidungen oder erlangter Informationen gehen zu Lasten des Auftraggebers.

Der Auftraggeber verpflichtet sich zur termingerechten Erbringung der ihm obliegenden Leistungen. Hierzu zählt insbesondere die unverzügliche Bekanntgabe von Entscheidungen, die den Pflichtenkreis des Auftragnehmers berühren.

8.3 Der Auftraggeber trägt als Veranstalter die typischen Veranstalterlasten, insbesondere die Abführung etwaiger Steuern und sonstiger Abgaben. Er ist für die rechtzeitige Einholung aller erforderlichen behördlichen Genehmigungen und/oder Anmeldungen zuständig, soweit sie nicht zum vereinbarten Vertragsgegenstand gehören und damit vom Auftragnehmer organisiert werden. Sofern Auflagen durch eine Behörde erteilt werden, sind diese gegenüber dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen.

8.4 Der Auftraggeber gewährleistet, dass der Auftragnehmer von Seiten des Auftraggebers sowohl während der Planungsphase als auch während der Veranstaltung und während der Nachbereitungsphase ein kompetenter Ansprechpartner/Kontaktperson zur Verfügung gestellt wird. Dieser Ansprechpartner gilt als bevollmächtigt, sämtliche erforderlichen oder sachdienlichen Erklärungen gegenüber dem Auftragnehmer abzugeben oder entgegenzunehmen.

9. Urheberrechte

9.1 Soweit von dem Auftragnehmer erstellte Materialien, Konzepte, Designs und entwickelte und auf die Bedürfnisse des Auftraggebers angepasste technische Anwendungen und Tools (digitale Plattformen, digitales Teilnehmermanagement, Apps, Webseiten etc.) als geistige Schöpfungen dem Urheberrechtsgesetz unterliegen und dem Auftraggeber im Rahmen der Agenturtätigkeit übergeben werden, räumt der Auftragnehmer dem Veranstalter das einfache, räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht ein, die Materialien, Konzepte, Designs, technische Anwendungen bzw. Tools in allen dem Vertragszweck entsprechenden Nutzungsarten zu nutzen, inhaltlich und zeitlich beschränkt auf die Veranstaltung, die Inhalt dieses Vertrages ist. Eine Nutzung durch den Auftragnehmer selbst und/oder Dritte ist nicht ausgeschlossen. Den Parteien bleibt eine gesonderte Vereinbarung über die Einräumung und Vergütung von urheberrechtlichen Nutzungsrechten vorbehalten.

9.2 Soweit die vom Auftragnehmer erstellten Materialien, Konzepte, Designs und Tools als geistige Schöpfungen dem Urheberrechtsgesetz unterliegen, hat der Aufraggeber den Auftragnehmer als Urheber zu benennen.

9.3 Verstöße des Auftraggebers gegen Absatz 1 und 2 werden mit einer angemessenen Vertragsstrafe belegt. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt.

10. Werbung/Foto- und Bildrechte

10.1 Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Tätigkeiten das notwendige Werbematerial, Firmenlogo, Veranstaltungslogo, Videos,

Presseveröffentlichungen und Ähnliches, frei von Rechten Dritter, zur Verfügung und erteilt auf Wunsch weitere Informationen über die durchzuführende Veranstaltung und den genauen Programminhalt. Der Auftraggeber gewährleistet, dass etwaige erforderliche Rechte hierzu vorliegen.

10.2 Der Auftraggeber wird nach Absprache im Rahmen der Veranstaltung den Auftragnehmer als zuständige Veranstaltungsagentur benennen.

10.3 Der Auftragnehmer ist berechtigt, während der Veranstaltung sein Unternehmen im angemessenen Rahmen zu bewerben.

10.4 Der Auftragnehmer darf Arbeitsergebnisse in Auszügen allein im internen Gebrauch nutzen. Auf der Webseite des Auftragnehmers darf dieser zu Referenzzwecken Name und Logo des Auftraggebers verwenden und auf seiner Website als Referenz nennen. Gleiches gilt für die Verwendung oder Referenzierung in jeder Art oder sonstiger Veröffentlichung zur Eigenwerbung.

10.5 Der Auftragnehmer ist berechtigt, Foto- und Filmaufnahmen der Veranstaltung herzustellen oder zu verwenden, z.B. zum Zwecke der Dokumentation oder für Eigenveröffentlichungen zur Referenznutzung, es sei denn der Auftraggeber widerspricht mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung schriftlich.

11. Haftung

11.1 Soweit sich aus diesem Vertrag nichts anderes ergibt, haften die Vertragsparteien bei einer Verletzung von vertraglichen und außervertraglichen Pflichten nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Der Auftragnehmer haftet im Rahmen der Sorgfaltspflicht eines ordentlich en Kaufmannes nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch insbesondere für

a) die ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen und

b) die sorgfältige Auswahl und Überwachung der Leistungsträger.

11.2 Auf Schadensersatz haftet der Auftragnehmer – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Auftragnehmers, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Für einfache Fahrlässigkeit des Auftragnehmers, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen haftet der Auftragnehmer nur

a) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sowie

b) für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf); in diesem Fall ist die Haftung des Auftragnehmers auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens in maximaler Höhe des vereinbarten Agenturhonorars begrenzt.

11.3 Die Haftungsfreistellung nach Absatz 2 gilt auch für die Haftung der Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter des Auftragnehmers.

11.4 Die sich aus Absatz 2 ergebenden Haftungsbegrenzungen gelten nicht, soweit durch den Auftragnehmer oder seiner Vertreter ein Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit des Werkes übernommen wurde. Das gleiche gilt für Ansprüche des Auftraggebers nach dem Produkthaftungsgesetz.

11.5 Der Auftragnehmer verfügt über eine Betriebshaftpflicht – Versicherung mit einer Deckungssumme von 5 Mio EUR (5 Millionen Euro) für folgende Schäden:

a) Personenschäden: Tod, Verletzung von Menschen

b) Sachschäden: Zerstörung, Beschädigung, Verlust materieller Güter sowie Tod und Verletzung von Tieren

11.6 Der Auftragnehmer haftet nicht für den Wegfall von Leistungsträgern, die vom Auftraggeber bestimmt/ ausgewählt/auf dessen Veranlassung kontraktiert wurden sowie damit ggf. verbundene Preisänderungen und/oder Kosten.

11.7 Der Auftraggeber hält den Auftragnehmer unwiderruflich von allen Ansprüchen frei, die dadurch entstehen, dass das nach Ziffer 10 Abs. 1 zur Verfügung gestellte Material gegen Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Foto-/Bild- und Namensrechte, Markenrechte, Wettbewerbsrechte, Persönlichkeitsrechte) oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt. Die Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf alle etwaig anfallenden Abmahn-, Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten.

12. Grundsätze der Loyalen Zusammenarbeit, Vertraulichkeit und Geheimhaltung

12.1 Zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages arbeiten die Vertragsparteien kooperativ und loyal zusammen und informieren sich bei maßgeblichen Änderungen unverzüglich .

12.2 Streitigkeiten werden sie mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung fair austragen.

12.3 Die Vertragsparteien verpflichten sich,

a) alle während der Zusammenarbeit bekannt werdenden vertraulichen Informationen, Geschäftsbeziehungen und sonstigen geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen, die zwischen den Parteien im Rahmen dieses Vertrags ausgetauscht werden – unabhängig davon ob dies mündlich oder schriftlich geschieht und ob diese als vertraulich bezeichnet werden oder sie aufgrund der Umstände der Übermittlung als vertraulich anzusehen sind – streng vertraulich zu behandeln

und

b) diese, außer zum Zweck der Vertragserfüllung, auch nach vollständiger Erfüllung dieses Vertrages oder dessen Beendigung nicht zu nutzen oder Dritten gegenüber zugänglich zu machen. Der Auftragnehmer darf die Informationen lediglich, falls vorhanden, der eigenen Geschäftsführung, Angestellten und Beratern zugänglich

machen, soweit auch diese der Geheimhaltung nach diesen Vorschriften unterliegen und soweit diese mit den Belangen dieses Vertrages befasst sind. Der Auftragnehmer wird alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um eine unberechtigte Nutzung der vertraulichen Informationen und der personenbezogenen Daten zu verhindern und wird den Auftraggeber unverzüglich über jeden Verdacht einer unberechtigten Nutzung oder Übermittlung informieren.

13. Veranstaltungsort/Veranstaltungszeitpunkt

Sollte die Veranstaltung nicht am vertraglich genannten Veranstaltungsort und/oder zu dem genannten Zeitpunkt stattfinden, behält diese Vereinbarung ihre Gültigkeit.

14. Beendigung des Vertragsverhältnisses

14.1 Die Zusammenarbeit auf der Basis dieses Vertrages kann von beiden Seiten ausschließlich nur aus wichtigem Grund gekündigt werden. Das gesetzliche Recht zur jederzeitigen Kündigung ohne Angabe von Gründen wird ausdrücklich ausgeschlossen.

14.2 Ein wichtiger Grund ist insbesondere dann gegeben, wenn eine der Parteien eine grobe Verletzung der Vereinbarungen begeht oder vereinbarte Leistungen trotz schriftlicher Abmahnung nicht oder nicht termingerecht erbracht werden und sich hieraus wesentliche Störungen in der Abwicklung der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung ergeben. Bei der Abmahnung ist eine entsprechende Frist zu setzen.

14.3 Die Kündigung bedarf der Schriftform und muss per Einschreiben zugestellt werden.

15. Aufrechnung/Zurückbehaltungsrecht

15.1 Aufrechnungsrechte stehen dem Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von dem Auftragnehmer anerkannt sind.

15.2 Der Auftraggeber darf ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, wenn sein Gegenanspruch auf diesem Vertrag beruht.

16. Schlussbestimmungen

16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

16.2 Dieser Vertrag enthält inklusive Anlagen alle zwischen den Vertragsparteien vereinbarten Bestimmungen. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Zum formwirksamen Vertragsabschluss genügt die Textform mit eingescannten Unterschriften per E-Mail der Vertragsparteien. Für Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags genügt die bloße Textform (z.B. E-Mail, Fax). Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.

16.3 Sollte eine Regelung dieses Vertrags unwirksam sein oder der Vertrag eine Regelungslücke enthalten, so bleibt die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt das Gesetz.

16.4 Sofern kein anderer gesetzlich zwingender Gerichtsstand begründet ist, wird Hannover als Gerichtsstand vereinbart.

Hannover, den 01.11.2023